वाराणसी विकास प्राधिकरण (वीडीए) अपने कार्यालय स्थित रिकॉर्ड रूम में वर्षों से संरक्षित महत्वपूर्ण अभिलेखों, फाइलों एवं सजरा मानचित्रों के संरक्षण और रख-रखाव हेतु एक उल्लेखनीय पहल करने जा रहा है। इस दिशा में कार्य करने के लिए प्राधिकरण ने भारतीय राष्ट्रीय कला एवं सांस्कृतिक विरासत न्यास (INTACH) को तकनीकी सहयोग हेतु जिम्मेदारी सौंपी है।
INTACH के निदेशक श्री धर्मेन्द्र मिश्रा के नेतृत्व में विशेषज्ञों की एक टीम रिकॉर्ड रूम में संग्रहीत दस्तावेजों एवं मानचित्रों की वर्तमान स्थिति का सर्वेक्षण कर उनके भौतिक संरक्षण (Physical Preservation) हेतु आवश्यक कार्यवाही करेगी। उल्लेखनीय है कि संरक्षण की जाने वाली फाइलों में कई दस्तावेज़ 1950 से भी पूर्व के हैं, जो प्रशासनिक दृष्टि से अत्यंत महत्वपूर्ण हैं।
प्रस्तावित कार्य योजना में रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को अधिक प्रभावी और सुरक्षित बनाने की दिशा में संबंधित कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने का भी प्रावधान है। इस प्रशिक्षण के माध्यम से मानचित्रों एवं अभिलेखों के सुव्यवस्थित रख-रखाव को सुनिश्चित किया जाएगा।
इसके अतिरिक्त, कीट नियंत्रण (IPM – Integrated Pest Management) की वैज्ञानिक प्रणाली को लागू किया जाएगा। IPM एक समग्र कीट प्रबंधन पद्धति है, जिसमें यांत्रिक, भौतिक, जैविक एवं आवश्यकता अनुसार न्यूनतम रासायनिक उपायों का संतुलन स्थापित कर दस्तावेजों को दीमक, कीड़े, फफूंद और अन्य कारकों से सुरक्षित रखा जाता है l यह विधि पर्यावरण के अनुकूल होने के साथ-साथ संग्रहित सामग्री की दीर्घकालिक सुरक्षा सुनिश्चित करती है।
इस पहल को प्राधिकरण के प्रभारी अधिकारी (अभिलेखागार) द्वारा अत्यंत आवश्यक एवं तार्किक मानते हुए सचिव एवं उपाध्यक्ष महोदय के समक्ष अनुमोदन हेतु प्रस्तुत किया गया है। कार्य योजना को वित्तीय एवं प्रशासनिक स्वीकृति प्रदान करने की प्रक्रिया प्रारंभ हो चुकी है। साथ ही INTACH द्वारा प्रस्तुत बजट के अनुसार भुगतान की प्रक्रिया भी प्रारंभिक चरण में है, जिससे कार्य शीघ्र गति पकड़ सके।